摘要：

采购文件存档保管过程中，#招标代理#机构经常会碰到管理费时费力、资料查找困难、文件经常丢失等问题。针对这些痛点，dlzbcg.wang本文剖析了档案管理工作应具备的基本功能、关键管理要素和不同管理手段，对过程文件作了分类，在此基础上给出档案管理的几种信息化解决方案，且进行了对比分析。

一、前言

招标采购档案是招标投标过程中形成的各类资料的集合，是具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，是对招标全过程的真实反映，对于招标人、投标人、招标代理机构、监督管理部门等主体均有重要意义。

对于招标代理机构而言，档案管理的重要性主要体现在：从外部角度看，档案记录是行政主管部门监督检查、招标人对代理机构服务质量评估的主要依据；从内部角度看，档案管理是提高企业服务能力、提升项目管理水平的重要抓手。

招标档案信息化的作用和意义包括：

（一）是社会与档案事业发展的需要

档案部门作为收集、处理、保存信息资源的平台，如果档案管理水平长期处于落后状态，那么档案信息资源的开发将会受到不利影响。因此有必要以现代化建设管理方法推进档案管理，通过档案信息化建设提高档案工作效率和工作质量，使档案部门得以发挥其应有的职能和作用。

（二）是档案价值开发利用的需要

传统的档案管理办法环节烦琐，使得档案的价值长期得不到发掘。在信息化条件下，档案管理人员能够及时、全面地收集到各种有利于单位发展的外部信息，并以此进行用户需求分析，及时、有针对性地开发本单位档案信息。利用现代信息技术对档案进行信息化建设，能够进一步挖掘档案的潜在价值，加速资源的共享与传播利用。例如，通过对历史档案数据资料整理分析，形成数据资产，货物类如不同产品的供应商库、价格水平信息，工程类如不同专业建设项目的供应商库、资质信息等。对这些数据资产进行脱敏处理后，可以向内外部提供一些增值服务，如可以向招标人后续类似项目招标提供信息支持，可以向造价咨询单位或部门提供市场价格信息。

（三）是组织提高决策效率、促进创新的需要

进行档案信息化建设，实现档案信息资源共享、档案信息资源合理开发和利用，就能够更好地为公司的各项决策活动提供重要的依据。组织领导在做重大决策的同时需要迅速、准确地查考组织中的各种资源，而传统的档案管理方式早已不能满足利用要求。因此，档案信息化建设顺应了公司发展的迫切需要，是创新当前档案工作的重要方面，也是公司档案工作发展的必然趋势。

二、招标采购档案内容

按照储存介质不同，采购档案分为纸质档案和电子档案两类。以公开招标为例，无论是政府采购还是企业采购，一般需要招标代理机构留存的档案有以下两类：

（一）纸质档案

前期准备文件（项目批复文件/代理委托协议/采购方案等）、发标阶段（招标公告/招标文件/澄清文件/标书购买记录/踏勘答疑记录等）、开标阶段（投标文件接收记录/投标人签到表/报价表/唱价记录/投标文件等）、评标定标阶段（评委签到表/评标报告及附件/中标候选人公示/中标通知书/异议或投诉处理记录等）。

（二）电子档案

采用非电子招标方式的采购，电子档案原则上与纸质档案内容保持一致。

采用电子招标投标平台进行招标全流程操作的，平台一般具备归档模块，实现招标投标过程文件自动归档，并按照逻辑关系生成电子档案；除此之外，根据《电子招标投标办法》（发展改革委令第20号），还应具备记录电子招标投标中涉及的操作时间和人员，以及评标全过程录像自投标有效期结束之日起存档90日以上的功能。

三、档案管理功能及管理手段

（一）档案管理功能及要素

一个完整的档案管理过程包括档案的收集、整理、保存、利用、盘点等环节。具体到招标代理采购档案管理，离不开以下几个关键要素：

1．制度

招标代理机构需要建立科学的管理制度，对采购过程资料的内容、归档时间、分类、立卷、移交、保管、借用、归还、统计、盘点、销毁等制订具体的规则与流程。因招标代理档案具有一定的特殊性，企业管理制度要求不应违背《政府采购法》《档案法》《电子招标投标办法》等相关法律法规以及采购人对招标代理机构的管理要求。

2．人员

招标代理档案应安排专人管理，要求管理人员具备档案管理、招标投标相关法律法规、招标投标流程等方面的专业基础，熟悉档案管理制度，具有高度的责任心和良好的职业道德。需要对电子档案进行管理的人员，还应具备一定的信息化管理知识和系统操作能力。招标代理机构还应配套建立相应的奖励与惩罚机制，对人员进行考核。

3．场所

招标档案的安全性体现在：一是不发生火灾、霉变、水浸、鼠灾等自然事故，二是不出现丢失、泄密等人为事故。招标档案的保存时间一般较长，以政府采购为例，要求档案保存时间至少15年。档案存放室应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。电子档案管理系统，根据档案密级，机房建设应达到相应的安全等级。

（二）管理手段

信息资源管理学家马尔香和克内斯莱英的信息管理理论中，将信息管理分为四个发展阶段，即信息物理控制阶段、信息技术管理阶段、信息资源管理阶段、知识管理阶段。档案管理手段的历史沿革，可参照上述理论分为几个阶段：

1．物理控制

手工管理阶段。特点是不借助任何数字化手段，采取人工目视、手动登记方式，管理的核心是台账记录，包括入库台账、出库台账、销毁台账等。目前很多招标代理机构仍采用这种管理方式，缺点是管理效率低，在档案数量较多的情况下，无论是档案出入库，还是档案盘点统计，都会耗费大量的人力成本。

2．技术管理

半自动化管理阶段。特点是引入

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