近年来档案数字化工作在各级档案馆广泛展开，由此产生大量的数字档案。围绕数字档案长期有效保存的论述也是林林总总，这些数字档案的保管和利用逐渐成为档案业界 　　一、脱机载体长久保存的技术风险

　　目前档案馆数字化工作一般都委托给专业公司，数字化以后的扫描件一是挂接到应用系统的数据存放区域，二是刻录到光盘。由于数据量很大，交付的光盘数量也多，一般都要上千张，加之有的档案馆为了保险起见，往往要求专业公司刻录3～4套备份盘，光盘的数量随之增加几倍，这对档案馆而言，实际上增加了管理负担。因为存放的光盘不仅仅是立放在库房的柜子里就相安无事，而是需要定期进行可读性检测，长期没有检测的光盘不能保证光盘中的数据是否可读，而光盘逐一检测又是一件费时费力的工作。

　　二、档案馆计算机机房及信息系统正常运行的管理风险

　　随着数字化工作的快速推进，档案馆数据量的急剧增大，一方面档案查询效率不断提高，另一方面管理风险也不断增加。为了合理部署数据存储设备和安全因素，档案馆的信息资源的存放有在线、近线和离线三种方式，同时又不时有新增数据导入和离线数据导出。这种数据操作有的通过程序驱动相应设备自动完成，有的依靠机房管理人员手动操作。无论自动还是手动操作数据，在缺乏校验机制的情况下，数据出错的风险依然存在。

　　档案馆计算机机房的各项设备，包括应用服务器、数据服务器、数据备份设备、网络交换机、不间断电源、空调设备以及各类安全设施的正常运转，才能保障档案信息系统的正常运行。计算机机房的设备管理和数据管理，一是需要管理人员具备相应的技术能力，二是责任心，三是管理措施保障。

　　现行机房建设的运维安全措施一般都有替代功能，某一设备发生故障，备用的设备会接替运行。如果有的档案馆没有这种安全措施，服务器崩溃影响档案馆正常工作的风险是很高的，严重的可导致数据丢失。

　　虽然发生火灾、地震或恐怖袭击等极端情况的概率很小，万一真的遇有极端情况发生，对目前一些档案馆也可能是致命的。尽管这些档案馆采用了异地备份，通过移动硬盘甚至光盘将所有的数据下载，并送至结对的档案馆存放，以备极端情况出现以后进行数据恢复。但是这些脱机数据并未经过有效性检测，也没有进行数据复原测试，这些数据能否复原还是个悬念。

　　常见的数据管理风险是在数据手动导入或通过应用系统导入、导出、删除操作中出现数据丢失和数据冗余，造成目录数据库和实体档案不能一一对应，长期操作错误的积累将导致档案利用的查全率和查准率下降，库房实体档案数量统计出现偏差。

　　应用软件系统的风险是取决于能否选对软件公司，低质量的应用软件故障率很高，直接影响日常工作。一旦软件公司撤离或倒闭，应用软件系统不得不废弃。同时与应用系统链接的数据库以及全文信息需要迁移到新系统时，又可能由于加密等原因，使得后续软件公司无法接手这些数据，造成数据废弃。

　　三、建立风险应对机制和档案信息资源保管体系

　　建立风险应对机制是为了避免管理风险和技术风险，扫描件没有复杂的元数据羁绊，其数据的格式、应用系统的数据调用以及运行环境是可控的。档案馆在开展数字化工作之前就可以进行数据规划，确定数据长期保存和利用方式，对未来可能出现的技术风险进行评估。

　　1.建立数据规划及实施方案

　　数据规划就要考虑档案馆可能产生的数据总量，每年的增量，数据的访问量，数据的格式以及数据在线、近线和离线存放的规则。如果没有数据规划，配置的存储设备或离线存储的载体过于冗余，结果不仅是浪费，而且还可能产生以为多备份几套就会保险的心理，而疏于管理。

　　没有数据规划的设备配置是盲目的，例如某一档案馆数据总量不足1TB，数字化开展后每年的增量也不超过1TB，数字化的数据除了磁带、移动硬盘、同时备份几套光盘之外，又配置了20TB的磁盘阵列，这显然很不合理。根据档案馆数据量测算，这个磁盘阵列的容量可以用20年，而磁盘阵列价格下降速度很快，所以没必要过早地预留大的存储空间。另外，大型网络数据库的使用、操作系统、WEB服务器、应用系统和硬件服务器的维护，需要购买相应的服务。

　　数据规划的实施方案是对数据安全的一种操作规定，包括数据全备、增备、异地备份的操作要求和检测要求，使档案馆管理人员对数据安全能够完全自主掌控。数据规划应依靠专业咨询公司帮助完成，其中包含了数据总量预测、数据存储方式、数据备份策略、数据安全防范措施、数据迁移方法和突发极端事件的应对预案。

　　2.采用技术手段进行事故干扰和报警

　　在以往发生服务器故障造成数据丢失的事件，并非缺少备份措施和管理制度，往往是因很多备份设备无人值守，自动执行备份，由于电压、电流不稳定或备份软件的问题难免发生错误，管理人员直到服务器出了故障，数据库重新安装，导入备份数据时，才发现数据有问题，但为时已晚。

　　将机房所有运行设备，包括数据备份都连上监管系统，只要一发生故障就及时采取相应措施并通过短信报警，使管理人员及时赶来检查、处理，避免造成更大的伤害。例如，检测系统发现空调停止运转，机房温度达到一个临界点，立即关闭服务器等设备，并发出报警短信。

　　3.从宏观层面设计档案信息资源长久保存方案

　　全国各级档案馆开展的数字化工作产生的信息量已经极其巨大，目前这种各自为政的保管模式隐含了诸多风险。当前社会信息化已经到了大数据时代，各种相应的计算机技术和存储设备也是日新月异，云计算这种在线分布式数据存储方式已经在很多行业应用。如何利用这些新技术解决档案数字化产生的巨量数据长久保存问题，是否建立一个档案云，这是需要档案行政主管部门牵头研究的项目。在一定的行政区域中建立一个档案数据中心，将分散的资源、分散的投入集中在一起，通过强大的技术力量、优越的设备条件和先进的管理方式，使得数字资源能够有效保存。

　　数字化是建设档案信息资源体系的必经之路，从宏观层面决策新技术的应用是规避风险的途径。

资料来源网络，仅供学习参考。