第一章总则

第一条为确保公司信息管理系统正常运行，有效地建设、保护和利用信息系统资源，防范系统运行风险，提高信息使用和过程管理效率，特制定本制度。

第二条本制度适用于公司内部使用的信息管理系统的相关人员，也包括信息管理系统软件以及支撑信息管理系统运行的资源和设备。

第三条信息系统的日常运行与维护，由办公室安排具体人员统一负责管理。负责与信息系统供应商的联系沟通，根据公司业务发展情况进行必要的升级等。

第二章信息系统操作管理制度

第四条信息系统管理范围包括：业务部门、人员信息管理、系统用户权限管理。

第五条信息系统设置管理员，由系统管理员负责管理，负责公司部门机构变化、人员信息变化而对系统进行维护；负责系统用户设置和权限分配工作。

第六条系统管理员应根据公司人员对应的聘任岗位和岗位职责来设置用户权限。

第七条用户权限需要改变时，所在部门提出申请，经过相关领导同意后通知系统管理员在系统中进行调整，系统管理员不得越权调整用户功能权限的设置。

第八条用户离职时，系统管理员根据《离职通知单》，停用此用户在系统中的用户名或停用此用户名的所有权限，并记录有关情况。

第九条系统管理员使用系统中的管理员账号进行管理工作后，应记录有关操作情况。

第三章基础数据采集管理

第十条信息系统中的基础数据包括：专业类别维护、所属专业维护、业务类别维护、区域信息维护、审批部门维护、管理类别分管、业务来源维护、咨询评价师维护、归档资料维护、咨询评价目的维护、业务类别分管、难度系数维护、合同分类维护、质量评价标准维护、客户评价项目维护、客户评价分值定义及公司人力资源管理信息的维护。

第十一条信息系统中基础数据审批部门和业务来源由分管副总负责维护，人力资源管理信息的维护由办公室负责；其他基础数据由系统管理员负责维护，系统管理员维护的基础数据需要增加或者修改时必须得到公司分管副总的认可后方可增加和修改，同时做好维护记录。

第四章信息备案完整性规定

第十二条信息备案是对潜在的市场信息进行记录在案，备案的信息属于可培育的服务机会。公司每位员工均有义务将得到的市场信息及时备案在系统，对备案的信息原则上由备案人所在部门安排项目经理进行初步接洽或洽谈。

第十三条信息备案表数据录入要求：

1.项目名称能够反映项目的基本情况：采用“建设单位+规模+产品名称”。如：“***公司年产***吨***产品项目”。

2.业务类别：考虑备案阶段，一个备案名称下可能有几个类别，建议按照主要类别区分即可，如：一个项目有可研报告和节能报告两个报告，则业务类别只要选择“可研报告”即可。通常的选择次序为项目建议书、可行性研究报告、项目申请报告、节能评估报告等。

3.委托单位需要填写单位的完整名字。

4.联系人情况中：电话和手机必选一个来填写。

5.业务来源：按照来源填写。

6.项目概况描述：需要体现项目单位、投资额、建设规模、建设地点等基本信息，同时说明提供咨询的目的，便于进一步开展跟踪和服务工作。

第五章项目洽谈信息管理

项目经理根据部门（或公司）统一的安排，根据项目备案的信息，开展项目的洽谈工作。

第十四条项目洽谈的含义：经过同业主进行沟通后的信息录入，是报价的基础，是合同流程的前置条件。只要不“提交”，可以分多次洽谈，通过“记录”来记录每次洽谈的内容。

第十五条项目洽谈表数据录入要求：

1.对备案阶段的信息进行更新，包括客户名称、客户洽谈人、咨询评价目的、审批部门、项目性质和建设内容等。

2.洽谈内容：记录洽谈的具体内容、结果，双方达成的初步意向，需要进一步洽谈或协商的问题等。是项目报价依据和合同条款的重要依据。

3.若项目委托单位不能确定，则需要继续跟踪，直至确定委托单位，尚具备申请办公系统对项目进行业务评审的条件。

4.洽谈记录表明细栏中，确定项目名称：采用“建设单位+规模+产品名称+类型”。如：“***公司年产***吨***产品项目可行性研究报告”。

第六章项目执行过程信息管理

第十六条实施计划（项目工作大纲）数据录入：

项目的合同签定以后，进入项目实施计划阶段；项目经理必须根据签定的服务合同，制定详细的工作计划；尚未签订合同的项目，因为服务目标和内容不能确定，原则上不具备制定工作计划的条件；特殊情况比如政府委托项目，公司沟通比较通畅的优质客户，在服务内容、时间等要素，洽谈充分的情况下，可以申请特批工作计划（工作大纲）。工作计划包括：

1.明确委托咨询任务的目的或产品用途；

2.明确委托任务的工作重点、难点，按照合同要求安排时间；

3.委托方对咨询产品有特殊要求是，应列出报告的章节大纲；

4.明确是否需要成立项目组，项目组人员构成方案，拟承担工作分工情况等；

5.明确是否需要聘用专家，聘用专家的数量及专家的作用；

6.明确项目的执行是否需要外委，提出外委方案，确定外委的范围、费用和进度，对外委工作质量控制方案等。

第十七条校验统稿数据录入。由项目负责人对项目组成员工作量进行汇总，并对项目组成员的工作质量进行打分。

第十八条业务交流记录：

由项目经理负责在合同约定范围内，与客户进行项目执行层面的沟通。

1.沟通记录包括，客户参与人及其姓名和电话，是否为我们合同约定的委托方联系人或授权人。

2.交流内容：沟通内容，达到什么效果；以附件上传对方的意见或需求或我方提出的问题沟通等。

3.对超过合同约定的对方要求，除在系统中及时上报主管副总外，主管副总还要及时根据对方要求确定是否需要进行合同的变更。

第十九条成果录入：

1.成果录入，分造价和咨询两种形式，区别在于：造价需要填写送审金额、审定金额、审减金额和实际收入；

2.附件上传：报告、附图、附件和实地考察照片，原则上咨询项目必须进行现场调研或考察，系统中上传的文件必须包括不少于两张的厂址实况图片。鼓励项目经理工作过程中收集与项目相关的设计或效果图片，并上传系统存档。

3.附件中文档名称：电子文档名皆采用“建设单位+规模+产品名称”；附表名称同报告名称一致；附图名称要同报告中附图名称一致。

第二十条成果修改申请。修改内容：需要说明修改原因、修改工作量、修改完成时间、是否需要增加费用等；修改文件上传审批后，方能印刷、装订提供给客户。

第二十一条成果加印申请。加印原因：需要说明报告加印的原因，合同约定等；加印的版本必须由办公室从系统下载印刷，保证与已发行版本的一致性。

第二十二条项目档案管理

（一）项目完成后，项目经理应及时完成项目档案的整理及归档工作，归档文件应按办公信息系统要求准确完整，需要纸质文件存档时，应及时与办公室档案管理员联系。

（二）归档文件的完整性及标题和内容的一致性审核由办公室档案管理人员完成，对于不满足要求的归档材料，应及时将审核结果反馈给项目经理。

（三）项目经理根据档案完整性审核反馈结果，及时完善归档材料，对于项目完成时间较长，无正当理由不能及时完成归档工作的项目经理，将影响新咨询任务的工作安排。

第七章财务信息管理

第二十三条财务信息管理的内容包括：合同回款、到账确认和开票管理。

第二十四条财务管理数据录入要求：

1.合同回款由项目负责人负责跟踪和催缴，办公室财务人员根据咨询费用回款进度负责系统录入，项目的回款录入需对应到项目合同下的各子项目。

2.项目在有回款的情况下，根据合同的付款条款由财务负责人核实是否具备盖章条件。满足条件的可以进行盖章确认，不满足合同约定条件的项目，需要出版报告则由项目经理提出盖章的特批申请。

3.开票管理由项目负责人负责录入发票开具信息，若开票类型选择为开具专用增值税发票时，则必须录入客户的纳税人识别号、银行帐号、开户行、地址及联系电话，并上传客户的税务登记证附本复印件或扫描件。

第八章附则

第二十五条本管理规定自发布之日起实施，由公司办公室负责解释。